Dit stuk gaat over hoe je je webshop inricht, niet over hoe je je aangifte doet. Voor dat laatste heb je een boekhouder, en die is zijn geld waard zodra je over de grens verkoopt. Wat hier staat is wat je technisch geregeld moet hebben zodat je boekhouder verder kan.
De tarieven
België kent volgens de FOD Financiën een standaardtarief van 21 procent, een tussentarief van 12 procent en een verlaagd tarief van 6 procent. Daarnaast bestaat er voor bepaalde goederen en diensten een uitzonderlijk nultarief.
Voor een webshop betekent dit dat je per product moet kunnen instellen welk tarief geldt. Verkoop je uitsluitend artikelen in één tarief, dan is dat een instelling die je één keer doet. Verkoop je gemengd, dan moet je catalogus dat per product bijhouden, en dan is het belangrijk dat dit veld bij het aanmaken van een product verplicht is in plaats van optioneel.
Wat er op je factuur hoort
- Je ondernemingsnummer en btw-nummer.
- Het btw-bedrag apart vermeld, per tarief als je meerdere tarieven hanteert.
- Een doorlopende factuurnummering zonder gaten.
- Bij zakelijke klanten in andere EU-landen: het btw-nummer van je klant, want daar hangt de behandeling van af.
Een webshop die facturen genereert moet dat allemaal automatisch invullen. Doet hij dat niet, dan corrigeert iemand het handmatig, en dat is precies het soort werk dat maanden later voor problemen zorgt.
Zodra je de grens over verkoopt
Verkoop je aan particulieren in andere EU-landen, dan geldt er binnen de Unie een drempel waarboven je de btw van het land van je klant moet rekenen in plaats van die van België. Onder die drempel mag je je eigen tarief blijven hanteren.
Praktisch betekent dat twee dingen voor je winkel. Je moet kunnen bijhouden hoeveel je per land verkoopt, en je moet per land een ander tarief kunnen toepassen zodra dat nodig wordt. Dat is technisch goed op te lossen, maar het moet wel ingericht zijn voordat je de drempel raakt, niet erna.
Laat je boekhouder bevestigen welke drempel en welke regeling in jouw situatie gelden voordat je hierop inricht. De regels rond grensoverschrijdende verkoop wijzigen periodiek, en dit is niet het onderwerp waarop je op een blogartikel moet varen.
Wat wij standaard inrichten
- Btw-tarief als verplicht veld per product, zodat er niets stilzwijgend op de standaard valt.
- Facturen met alle verplichte gegevens, automatisch gegenereerd.
- Een rapportage per land, zodat je ziet waar je richting een drempel loopt voordat je erover bent.
- Een koppeling met je boekhouding, zodat niemand omzet overtypt.